Depuis le 1er janvier 2017, l’administration peut procéder à distance à une vérification de votre comptabilité en vous notifiant une injonction de lui transmettre votre Fichier des Écritures Comptables (FEC). Ce contrôle fiscal à distance dénommé examen de comptabilité permet à l’administration de procéder à des tests puis le cas échéant, de poursuivre sur place par une vérification de comptabilité traditionnelle. Ses enjeux sont donc importants.
Cette nouvelle procédure s’inscrit dans la dématérialisation des procédures de vérification qui avait commencé il y a quelques années par la vérification des comptabilités informatisées.
Cette nouvelle procédure de vérification permet à l’administration de demander à l’entreprise sa comptabilité sous forme dématérialisée et de procéder à son examen depuis les bureaux des services des impôt. Comment réagir ? Comment s’organiser ?
Les délais sont courts puisque l’Administration fiscale peut désormais procéder à un contrôle à distance de la comptabilité d’une entreprise par un « avis d’examen de comptabilité ». L’entreprise doit, dans un délai de 15 jours à compter de la réception de cet avis, adresser à l’Administration, sous forme dématérialisée, une copie du fichier des écritures comptables (FEC) de la période « examinée ».
Les entreprises devront donc s’assurer de la cohérence des éléments incorporés dans leurs fichiers et dans les liasses fiscales en rapprochant les éléments chiffrés de ceux inclus dans le FEC afin de détecter en amont les éventuelles anomalies.
Il est nécessaire de s’assurer de la conformité avec la norme du fichier des écritures comptables (FEC), mais aussi de la conformité avec les nouvelles règles de l’administration fiscale. Au-delà de la production d’un fichier conforme au format et à la syntaxe attendus par l’administration, il convient de vérifier le contenu et la qualité des informations fournies.
L’Administration fiscale dispose alors d’un délai de 6 mois après la réception du FEC pour effectuer des tris, classements et calculs sur ce fichier afin notamment de s’assurer de sa cohérence avec la liasse fiscale déposée, en principe en ligne, par le contribuable; elle peut également procéder à des traitements informatiques sur tout autre fichier transmis par l’entreprise.
Cette nouvelle procédure est codifiée à l’article L.47 AA du Livre des Procédures Fiscales et comporte des garanties que le contribuable doit savoir mettre en oeuvre en vue:
- d’éviter de supporter des rappels inutilement importants et qui auraient pu être éviter en fournissant les explications adéquates ;
- d’éviter qu’une vérification sur place ne soit déclenchée après les tests informatiques réalisés dans le contrôle à distance de la comptabilité.
Si, dans les quinze jours suivant la réception de l’avis d’examen de comptabilité, le contribuable n’adresse pas les FEC demandés à l’administration, il est également passible d’une amende de 5 000 €. Il est donc nécessaire de réagir rapidement et efficacement.
À l’expiration du délai de 6 mois, l’Administration est tenue d’envoyer à l’entreprise une proposition de rectification ou l’informer de l’absence de rectification.
Dans le cadre de cette nouvelle procédure, le contribuable bénéficie des mêmes garanties et modalités de procédure qu’en cours de vérifications de comptabilité (assistance par un conseil, recours au supérieur hiérarchique du vérificateur, possibilité de régularisation lorsque la bonne foi du contribuable n’est pas remise en cause, impossibilité d’une vérification de comptabilité générale sur la même période etc.).
Il faut plannifier utilement le recours à ces garanties afin de limiter les conséquences financières de la vérification et de racourcir autant que possible les délais.
Les investigations menées sur des comptes bancaires mixtes (comptes à usages professionnel et privé) dans le cadre d’un examen de comptabilité ne peuvent pas être assimilées à un commencement d’examen de la situation fiscale personnelle (ESFP)