La première contrainte subie par les entreprises faisant l’objet d’une Vérification de Comptabilité est de mettre à disposition de l’administration l’ensemble des documents et des écritures comptables portant sur les exercices vérifiés.
En cas de comptabilité informatisée les entreprises avaient jusqu’à fin 2013 le choix entre:
– soit la mise à disposition des registres comptables sous leur forme écrite,
– soit la remise de la comptabilité informatisée en transmettant les fichiers informatiques au vérificateur.
Ce choix est supprimé à compter du 1er janvier 2014, toutes les entreprises tenant une comptabilité informatisée ont l’obligation de mettre à disposition les fichiers comptables sur un support dématérialisé. Cette remise impliquera la transmission d’un fichier normalisé: le FEC – fichiers des écritures comptables.
Cette nouvelle obligation pèse sur toutes les entreprises ayant reçu un avis de vérification depuis le 1er janvier 2014 – quelle que soit leur taille. Se posent essentiellement trois questions essentielles dans la mise en oeuvre de cette nouvelle procédure:
1 – Quels sont les contours et les enjeux de cette nouvelle obligation
2 – Quelles sont les informations à fournir et quel est le degré de normalisation du FEC
3 – Les logiciels de comptabilité eux-mêmes seront-il expertisés pendant le contrôle fiscal ?
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1 – QUELS SONT LES CONTOURS ET LES ENJEUX DE CETTE NOUVELLE OBLIGATION ?
Pour les vérifications de comptabilité engagées à compter du 1er janvier 2014, les contribuables devront obligatoirement remettre leurs écritures comptables à l’administration fiscale sous format informatique (CD-Rom, clé USB, disque dur externe…).
Le défaut de présentation de la comptabilité sous cette forme pourra entraîner l’application d’une amende fixée à 1 500 €. Il était également prévu une amende de 5% du Chiffre d’affaire déclaré par exercice soumis à contrôle lorsque le montant de l’amende proportionnelle au chiffre d’affaires sera inférieur à cette somme.
A l’occasion de l’examen de la sanction instituée au nouvel article 1729 E du CGI par renvoi à l’article 1729 D du même Code, le Conseil s’est cependant saisi de la constitutionnalité de la peine pour défaut de présentation des comptabilités informatisées sur support dématérialisé et a censuré l’amende fixée en proportion du chiffre d’affaires. Il en résulte que le manquement au respect des règles de présentation des documents comptables (comptabilités informatisées sur support dématérialisé, comptabilité analytique et/ou comptes consolidés) lors d’une vérification de comptabilité engagée par un avis de vérification adressé à compter du 1er janvier 2014 sera sanctionné par la seule amende de 1 500 €.
De plus, dans ce cas, les bases d’imposition de l’entreprise pourront être évaluées d’office par l’administration fiscale en cas de défaut de communication des comptes sous forme dématérialisée.
Quant au champ d’application de la mesure, l’administration insiste d’emblée sur le fait qu’il n’est pas limité à la comptabilité relative aux livres obligatoires, elle indique qu’elle pourra se faire communiquer toutes informations qui concourent a la formation du résultat comptable ou fiscal et donc de réaliser sur ce périmètre des demandes de traitement. La comptabilité analytique des sociétés industrielles qui effectuent des opérations de fabrication participe de ces résultats comptables et fiscaux via son implication dans la valorisation des stocks.
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2 – QUELLES SONT LES INFORMATIONS A FOURNIR ET QUEL EST LE DEGRE DE NORMALISATION DU FEC ?
L’arrêté du 1er août 2013 a inséré au sein du LPF des dispositions complétant l’article A 47 A-1 ainsi qu’un article A 47 A-2 visant à préciser le contenu et le format du FEC (fichier des écritures comptables) à remettre à l’administration.
Les modalités de présentation obligatoire des comptabilités informatisées sur support dématérialisé ont été précisées par l’administration.
• L’accusé de réception du fichier des écritures comptables peut être signé sans mandat par le directeur administratif et financier ou la responsable comptable lorsque la remise des fichiers s’effectue au siège de l’entreprise.
• Le contribuable tenant sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés ne peut pas remettre un fichier sous un format « pdf », y compris pour les exercices clos 2011 et 2012.
• Il est recommandé au vérificateur en 2014 de prendre en compte les circonstances particulières qui peuvent justifier un délai raisonnable de remise, ce délai pouvant être fixé à titre indicatif à un mois maximum.
• Le contrôle de conformité du fichier des écritures comptables peut être réalisé dans les locaux de l’administration.
• La destruction des copies des fichiers des écritures comptables par l’administration concerne l’ensemble des vérifications engagées à compter du 1er janvier 2014, y compris les vérifications portant sur les exercices clos 2011 et 2012.
• La limitation de la durée de vérification des petites entreprises à trois mois maximum n’est pas opposable à l’administration en cas de remise d’une comptabilité papier à la place du fichier des écritures comptables.
• Les contribuables peuvent tenir leur comptabilité sous tableur, mais ils doivent présenter à l’administration un fichier des écritures comptables conforme au standard légal.
• Le FEC transmis à l’administration correspond à l’ensemble des journaux de saisie existants dans le système comptable informatisé. L’unicité du FEC repose ainsi sur la notion de livre journal informatisé unique par exercice.
• Le FEC est remis sous forme soit de fichiers à plat, soit de fichiers structurés, codés en XML respectant la structure du fichier XSD.
• L’ensemble des écritures du FEC doit être classé par ordre chronologique de validation.
• Ce fichier est constitué des écritures:
– après opérations d’inventaire,
– hors écritures de centralisation et
– hors écritures de solde des comptes de charges et de produits.
• Il comprend les écritures de reprise des soldes de l’exercice antérieur et contient l’ensemble des données comptables figurant dans le système informatisé comptable de l’entreprise.
Pour chaque écriture, le fichier comprend obligatoirement une liste précise d’informations:
INFORMATION NOM DU CHAMP TYPE DE CHAMP
1. Le code journal de l’écriture comptable JournalCode Alphanumérique
2. Le libellé journal de l’écriture comptable Journallib Alphanumérique
3. Le numéro de l’écriture comptable EcritureNum Alphanumérique
4. La date de comptabilisation de l’écriture comptable EcritureDate Date
5. Le numéro de compte (plan comptable français) CompteNum Alphanumérique
6. Le libellé de compte (plan comptable français) Comptelib Alphanumérique
7. Le numéro de compte auxiliaire( blanc si non utllisé) CompA.uxNum Alphanumérique
8. Le libellé de compte auxiliaire (blanc si non utilisé) CompAuxlib Alphanumérique
9. La référence de la pièce justificative PieceRef Alphanumérique
10. La date de la pièce justificative PieceDate Date
11. Le libellé de l’écriture comptable Ecriturellb Alphanumérique
12. Le montant au débit Debit Numérique
13. Le montant au crédit Credit Numérique
14. Le lettrage de l’écriture comptable (blanc si non utilisé) EcritureLet Alphanumérique
15. La date de lettrage (blanc si non utilisé) DateLet Date
16. La date de validation de l’écriture comptable ValldDate Date
17. Le montant en devise (blanc sl non utilisé) Montantdevise Numérique
18. L’identifiant de la devise (blanc si non utilisé) !devise Alphanumérique
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LA REMISE DE LA COMPTABILITE INFORMATISEE IMPLIQUE-T-ELLE LA VERIFICATION DU LOGICIEL COMPTABLE ?
Il faut bien distinguer à ce titre la simple communication de la comptabilité de la vérification du logiciel de comptabilité lui-même. Les deux procédures sont distinctes et réglementées par deux articles du Livre des Procédures Fiscales:
L’article L.47 A-1 du LPF – LA SIMPLE COMMUNICATION DE LA COMPTABILITE
il s’agit de l’article visé par la présente étude et qui prévoit que lorsque la comptabilité est tenue de façon informatique, elle doit être communiquée sous cette forme au service vérification.
A ce titre l’administration peut simplement procéder à des opérations simples sur les comptes communiqués sous forme électronique. L’administration peut effectuer des tris, classements ainsi que tous calculs aux fins de s’assurer de la concordance entre la copie des enregistrements comptables et les déclarations fiscales du contribuable. Elle ne peut pas normalement aller au-delà de l’utilisation des données chiffrées pour simplement vérifier la concordance avec les déclarations déposées.
L’article L.47 A-2 du LPF – LA VERIFICATION DU SYSTEME COMPTABLE INFORMATIQUE
Si elle va au-delà de ces opérations de contrôle de concordance, elle effectuera une vérification du système comptable informatique qui relève de l’article L.47 A-2 du LPF (Livre des Procédures Fiscales).
Lorsqu’ils envisagent des traitements informatiques, les agents de l’administration doivent indiquer au contribuable par écrit la nature des traitements souhaités. Il existe trois modalités d’exécution de ce contrôle particulier.
Les agents de l’administration peuvent réaliser la copie des fichiers relatifs aux informations, données et traitements informatiques ainsi que de la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l’exécution des traitements. L’administration doit communiquer au contribuable, sous forme dématérialisée ou non, au choix de ce dernier, le résultat des traitements informatiques qui donnent lieu à des rehaussements au plus tard lors de l’envoi de la proposition de rectification.
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La distinction entre les deux procédures est surveillée par le juge fiscal. C’est ce qu’a jugé le Conseil d’Etat dans un arret de 2011.
La comptabilité d’une société, exploitant un bar-restaurant et un hôtel, tenue au moyen d’un progiciel de comptabilité sur lequel sont reportées les recettes journalières des différentes activités et d’un logiciel informatique de caisse doit être regardée comme étant tenue au moyen de systèmes informatisés au sens du deuxième alinéa de l’article L 13 du LPF, sans qu’y fasse obstacle la circonstance que ce dernier logiciel n’est pas connecté au progiciel de comptabilité.
Si le vérificateur consulte et analyse, à l’aide des fonctionnalités des applications, les données contenues dans les fichiers de ces logiciels, il procède à des traitements informatiques.
Il ne peut effectuer de façon régulière ces traitements sans informer préalablement la société des différentes options offertes par l’article L 47 A du LPF et sans lui indiquer, dans la notification de redressements, conformément à l’article L 57 du même Livre, la nature des traitements effectués.
CE 24 août 2011 n° 318144, 10e et 9e s.-s., SARL Le Saint Louis.
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COMPORTEMENT A TENIR et ACTIONS A PROGRAMMER
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Vérifier que votre comptabilité informatisée comporte le fameux fichier des écritures comptables (FEC) conforme à la réglementation actuelle.
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En cas de vérification, communiquer les éléments sous une forme électronique (clé USB, CD) et rester à l’écoute des contrôles effectués par le service de vérification.
- En fin de vérification, rester attentif sur la cohérence entre les faits relatés qui justifient les rappels notifiés et les traitements informatiques opérés par le service de vérification afin de déceler avec vos conseils toute anomalie éventuelle.