Depuis le 31 décembre 2016, la dématérialisation du contrôle fiscal se généralise car l’administration peut effectuer, sans intervenir sur place, des vérifications à partir des fichiers informatiques des écritures comptables qui lui ont été communiquées par l’entreprise. L’obligation qui pèse sur les entreprises vérifiées de remettre leur comptabilité sous la forme de fichiers informatiques, permet à l’administration de procéder à des tests à distance ainsi qu’à l’examen des écritures comptables.
Auparavant ces procédures se déroulaient essentiellement dans les locaux de l’entreprise. Depuis la promulgation de ces nouvelles dispositions, l’examen de comptabilité est effectué par l’administration d’après les fichiers comptables dématérialisés et les documents transmis par l’entreprise, sans aucun déplacement du vérificateur sur place.
Lorsque des contribuables astreints à tenir et à présenter des documents comptables tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés, les agents de l’administration peuvent examiner cette comptabilité sans se rendre sur place
Un positionnement stratégique de l’entreprise est néanmoins toujours possible car l’administration est encore tenue de respecter le principe du dialogue contradictoire et de communiquer avec l’entreprise vérifiée. Dans le cadre de cette procédure, le contribuable bénéficie pleinement de la garantie d’un débat oral et contradictoire mais sous une forme adaptée : communications téléphoniques, courriels ou, le cas échéant, échanges dans le bureau du vérificateur.
À cet égard, l’avis d’examen de comptabilité doit indiquer le périmètre du contrôle, sans que le vérificateur ne puisse étendre le contrôle à des problématiques non visées dans l’avis. L’entreprise doit apprendre une nouvelle forme de communication avec l’administration fiscale pour éviter l’émergence de risques inhérents à ce type de dialogue à distance.
La remise de la comptabilité informatisée.
Dans les quinze jours suivant la réception d’un AVIS d’EXAMEN DE COMPTABILITE (imprimé 3923), le contribuable doit adresser à l’administration, sous une forme dématérialisée une copie des FEC (fichiers des écritures comptables) afférents à la période contrôlée. L’avis indique au contribuable qu’il peut utiliser à cette fin, la plate-forme d’échange de fichiers sécurisée de l’administration (plate-forme Escale).
Il peut également adresser ses fichiers sur supports physiques (clef USB, CD-Rom, etc.) par voie postale ou se déplacer afin de les déposer dans les locaux de l’administration.
Le défaut de transmission des FEC dans les quinze jours de l’avis d’examen de comptabilité ou la transmission de fichiers non conformes entraîne l’application de l’amende de 5 000 €.
Comme souvent en procédure fiscale, la forme prime le fond et il est important pour pouvoir construire une stratégie de suivi du contrôle, de respecter les règles relatives aux délais de production.
Le déroulement du contrôle fiscal à distance
Dans l’avis d’examen de comptabilité, le service vérificateur indique les copies des documents, autres que les FEC, qu’il souhaite étudier pour commencer ses travaux, notamment ceux liés aux problématiques éventuellement visées dans l’avis.
Des demandes complémentaires peuvent également être formulées au cours de l’examen. Ainsi, le vérificateur peut interroger le contribuable et lui demander des pièces justificatives. Ces échanges s’effectuent oralement ou par écrit. Le suivi et l’analyse des demandes de l’administration permettent de comprendre comment se positionne le service et de structurer une stratégie à chaque stade du contrôle.
- Il est important avant de répondre aux sollicitations du vérificateur, de mesurer les incidences stratégiques derrière chaque question examinée par le service de vérification.
Dès lors qu’elle a engagé un examen de comptabilité, l’administration doit adresser au contribuable, dans les six mois suivant la réception des FEC, soit une proposition de rectification (n° 2126-EC-SD), soit un avis d’absence de rectification. De plus l’administration doit détruire les copies des fichiers transmis avant la mise en recouvrement des rappels éventuels.
Le respect des garanties du contribuable
L’avis d’examen de comptabilité indique que l’examen de comptabilité s’inscrit dans le respect des principes énoncés par la charte des droits du contribuable vérifié. Deux problématiques spécifiques à l’examen de comptabilité à distance méritent d’être soulignées.
Tout d’abord, le vérificateur doit être capable de maintenir un débat oral et contradictoire alors même qu’il n’est pas présent dans les locaux de l’entreprise. Cette garantie ressort clairement de la loi, et des instructions ont été données pour qu’elle soit respectée par les vérificateurs.
Ensuite, la qualité comptable du fichier des écritures comptables peut poser difficulté. En effet, contrairement à la vérification de comptabilité, l’examen de comptabilité ne permet pas de consulter sur place une comptabilité papier en cas de fichiers de mauvaise qualité.
Il est nécessaire de suivre l’évolution du dialogue engagé par l’administration au travers de ces problématiques.
Il appartient au conseil de l’entreprise vérifiée de s’assurer du respect de ces garanties et de la conformité aux principes du dialogue contradictoire, de l’ensemble des actions entreprises par le service de vérification.